La implementación de la facturación electrónica en el país ha generado un impulso significativo en el desarrollo de soluciones avanzadas de Softwares Contables en México. A través de la automatización y el aprovechamiento de la información contenida en las facturas electrónicas (XML), estas soluciones han simplificado el registro de las operaciones de una empresa, así como el cálculo de las obligaciones fiscales. Derivado de lo anterior hemos decidido recolectar 5 puntos claves para elegir el mejor Software Contable en México de acuerdo con tus necesidades.
1.- Cumplimiento fiscal
El cumplimiento de las obligaciones fiscales es un requisito fundamental para cualquier negocio en México. Asegúrate de que el software contable esté actualizado y en cumplimiento con las leyes vigentes, incluyendo la emisión de facturas de ingresos, egresos, complementos de pago y recibos de nómina electrónicos, entre otros, así como generación de reportes requeridos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), como la contabilidad electrónica y la DIOT.
Si tu software cumple con las regulaciones fiscales, es muy posible que también utilice la información del XML para automatizar tareas, como el registro de provisiones de gastos de acuerdo al RFC del proveedor, registro de la provisión de ingresos en el momento de facturar, aplicación de cobranza utilizando el método de pago PUE o en su caso el complemento de pago, etc., este tipo de funcionalidades te puedo ahorrar una importante cantidad de horas en tus actividades y dedicarte a funciones generen valor agregado en tu empresa.
2. Funcionalidades Específicas:
Cada negocio presenta necesidades contables específicas. Antes de elegir un software, identifica las funciones particulares que requiere tu empresa, como, por ejemplo:
- ¿Requieres control de inventarios?
- ¿Requiere de la administración de nómina?
- ¿Realizaras ventas en línea?
- ¿Tienes un proceso de transformación de materias primas?
- ¿La trazabilidad de tus productos es importante?
- ¿Transportaras mercancías?
- ¿Requieres de ordenes de servicio para el control de horas?
Es importante asegurarte de que el software ofrezca estas soluciones y que estas se ajusten a las particularidades de tu empresa, así como a tu presupuesto. Esto te permitirá llevar un registro más preciso y eficiente de tus operaciones financieras. Por ejemplo, un sistema Contpaqi Contabilidad por si solo no soluciona el control de inventarios ni administración de nómina, por lo que tendrías que adquirir softwares adicionales y posteriormente integrarlos, lo cual requiere licencias adicionales, así como horas adicionales de servicio.
3. Soporte técnico
En mi experiencia es uno de los puntos que pocas veces toman relevancia, sin embargo, un Software Contable sin un adecuado soporte técnico puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza e incrementar los costos significativamente. Recomiendo investigar la calidad y costos del soporte técnico que ofrece el proveedor, analizando entre otros, lo siguiente:
- ¿Tiene un equipo de atención al cliente eficiente?
- ¿Qué medios utiliza para proporcionar asesoramiento? (en línea, telefónico o por correo electrónico)
- ¿Los costos son accesibles conforme mi presupuesto?
- ¿Cuál es la reputación del proveedor?
Por ejemplo, existen softwares en el mercado en los cuales no es posible comunicarse vía telefónica con el departamento de soporte técnico y forzosamente se tiene que realizar a través de un “chatbot” hasta agotar las respuestas de dicho “chatbot” podrás comunicarte vía chat con un asistente de soporte, es importante considerar si estamos dispuestos a adaptarnos a este tipo de servicio. Por otro lado, tenemos Compañías que nos cobraran por hora de soporte, que por lo general va de los 600 hasta 1,500 pesos por hora, por lo que es importante considerar dichos costos de manera previa a la contratación.
4. Implementación
En el mercado tenemos softwares los cuales podemos implementar en un par de horas, ya que sus funciones son limitadas y la manera de operar es sencilla, sin embargo, existen soluciones complejas que pueden llevar semanas o incluso hasta meses su implementación. En mi punto de vista es esencial conocer los tiempo y costos de implementación de cualquier software que se pretenda a adquirir, así como la información e infraestructura con la que debemos contar de manera previa a la adquisición.
Un punto clave es obtener experiencias de empresas que ya hubieran adquirido dicho software para conocer sus testimonios y experiencias, esto es fundamental para tomar una decisión ya que no siempre lo que el vendedor de la solución nos prometa quiera decir que es verdad.
5. Seguridad de datos
La seguridad de la información financiera y fiscal es de suma importancia. Asegúrate de que el software contable que elijas cuente con medidas de seguridad sólidas para proteger tu información. Recuerda que diferentes leyes en México, como el Código de Comercio, la Ley General de Sociedades Mercantiles y el Código Fiscal, obligan a los comerciantes a conservar y resguardar su contabilidad por periodos de tiempo definidos, así como todos los documentos que la integran.
Recomendaciones
El software contable de tu empresa te proveerá de información valiosa para la toma de decisiones, cumplimiento de tus obligaciones fiscales, entre otras actividades, es una decisión importante que no se debe tomar a la ligera considerando como mínimo los 5 puntos anteriores que compartimos en el presente artículo.
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